글로벌 프로젝트 운영 경험 회고

애플개발자아카데미에서 일하며 8개국, 10개 도시에 있는 분들과 함께 아카데미에서 진행하는 하는 이벤트의 기획과 운영을 맡았습니다. 처음 맡은 큰 사이즈의 이벤트였고, 심지어 영어로 모든 시간과 일정을 조율해야 한다는 점이 큰 부담이 되었습니다. 시차, 일정 조율, 그리고 이벤트 관련 내용 전달 등 하나하나가 가볍게 생각하기에는 너무 큰 테스크들이었습니다.

 

스트레스 관리

첫번째로, 어려웠던 부분은 스트레스 관리였습니다. 가끔은 실제로 존재하는 일의 크기와 문제보다 마음속에서 부풀려지는 부담과 책임이 더 커지는 것 같습니다. 이번 이벤트 역시 어려운 일이고 고려해야 하는 부분이 많은 일이지만, 주말에 스트레스받아가면서 혼자 끙끙 앓지 않아도 되는 일이었습니다.

여러분은 어떻게 마음속 불안과 스트레스를 관리하시나요? 저 스스로 ‘왜 이렇게 과한 스트레스를 받지’라는 질문을 하였을 때, 저는 구체화되지 않은 문제 상황과 대처할 수 있는 옵션의 부재가 가장 큰 원인이었습니다. 어디서 뭐가 튀어나올지 모르는 불안감을 느끼지만 할 수 있는 것이 명확하지 않아서 스트레스를 받은 것 같았습니다.

제가 이번에 도전해 본 스트레스 관리 방법은 다음과 같았습니다.

1. 현재 마주한 문제 상황 구체화 & 구체화된 행동 가능한 액션 설정
2. 문제 상황 발생 시 원인 분석 & 단발성 회고를 통한 다음 이벤트 Try Point 기록

구체화된 문제와 그에 따른 구체화된 액션은 쉽게 행동으로 이어지게 되었습니다. 기존에도 계획을 잘 세우고 실행하는 것도 익숙했지만, 추상적이거나 경험해보지 않은 작업에서 문제와 행동을 도출하고 실행하는 것을 적용해 보는 것이 이번에 새롭게 배울 수 있는 부분이었습니다.

단발성 회고와 문제 대응은 ‘문제가 발생했네, 왜 내가 미리 예측하지 못했을까’라는 생각을 하기보다는 ‘이 문제에서는 어떤 부분을 배울 수 있을까’라고 사고 전환에 좋은 방법이었습니다. 유튜버가 유튜브각을 잡는 것처럼 문제가 발생하면 ‘오 회고각’, ‘오 성장각’ 이러면서 분석과 시도와 개선점을 정리하는 것이 문제를 즐겁게 핸들링할 수 있는 측면에서 좋은 방법이었습니다.

 

언제나 어려운 커뮤니케이션, 근데 영어로,

두번째 산은 커뮤니케이션이었습니다. 언어가 달라서 어렵다기보다는, 서로 다른 환경과 컨텍스트에 있는 분들에게 일관된 요청을 전달해야 한다는 점이었습니다. 상황에 따라 다른 한국의 문화와 사고방식을 사전에 공유 드려야 했고, 서로 다른 시차에서 효율적인 전달 방식으로 내용을 공유해야 딜레이로 인한 문제를 방지할 수 있을 것 같았습니다. 또한 같이 이벤트를 준비하는 팀, 멘토팀과도 진행 상황과 이슈에 대한 정보를 적절히 제공해야 했습니다. 아래의 조건들은 제가 커뮤니케이션 과정에서 고려했던 부분이었습니다.

1. 요청부터 이벤트 종료 시까지의 프로세스의 최소화
2. 소통 효율성 > 전달 플랫폼의 최적화
3. 이벤트 요청시부터 앞으로 진행해야 하는 테스크와 일정 전달
4. 중요한 부분에 대한 반복을 통한 강조
5. 이벤트를 처음 참여하는 분들을 위한 백그라운드 정보 제공
6. 시차를 계산해주는 노션 수식 로직 작성을 통해 시간적 혼란 최소화
7. 시각적 위계가 분명한 정보 제공
8. Daily Standup에서 문제상황과 대처 방식 공유 및 의견 수렴

위에 내용들에 대한 점검은 커뮤니케이션에서의 비용을 줄여주었고, 이벤트 이후의 내부 피드백에서 역시 명확한 커뮤니케이션에 관한 피드백을 받을 수 있었습니다. 하지만 여전히 고려하지 못했거나 시스템적으로 추후에 개선되어야 하는 부분들이 많았습니다.

 

그 중에 인상 깊었던 것은 상파울로의 멘토와 메일로 커뮤니케이션을 하는 과정에서 ‘러너들과의 소통에서 어떤 화법(샌드위치 화법, 긍정적인 요소 부각, 솔직함) 을 사용하는 것이 너희 나라 문화에 익숙한지’에 대한 질문을 받았습니다. 다른 문화와 가치관으로 살아온 사람들과 소통하는 과정을 조율하는데 이런 점을 먼저 고려해서 물어봐준다는 것이 새로웠고, ‘커뮤니케이션’이라는 것에 있어서 몇발짝 더 뒤로 물러나서 볼 수 있는 시각이었습니다.

 

여러분은 커뮤니케이션 과정에서 어떤 점들을 고려하시나요? 저는 하면 할수록 어려워서 실망하지만, 성장할 수 있는 부분이 매번 보여 기대되는 영역입니다. 위에 피드백 외의 다양한 개선점을 잘 수용하고 또 적용할 수 있는 부분들을 정리해서 저와 아카데미가 더 나은 방향으로 나아갈 수 있는 부분에 제가 할 수 있는 일을 하고 싶습니다.

 

어려움을 마주하는 것은 가끔 부담이 됩니다. 특히 처음 접하는 일이라면 더 회피하고 싶어질 때도 많은 것 같습니다. 이번 이벤트 역시 저에게는 어려운 일이었고 고민하는 시간도 길었지만 이렇게 성장하고 개선해야 하는 부분을 알게 되는 것으로 큰 기쁨과 보람이 됩니다. 아카데미 멘토로 세웠던 목표 중 ‘모든 경험에서 성장하기’가 유의미함을 느끼면서, 앞으로 더 자주 어려워지고 또 성장하는 경험을 쌓고 싶습니다 :)